Kontakta oss: gärna: 08-54 55 12 80

Integritetspolicy

1 INLEDNING

Octapod AB (”Bolaget”) kommer att behandla vissa personuppgifter om dig om du (i) har registrerat dig i vår bemanningsdatabas, och/eller (ii) vi har ingått ett ramavtal om anställning eller konsultuppdrag med dig.

Denna integritetspolicy (”Policyn”) syftar till du ska få information om hur Bolaget hanterar dina personuppgifter och att du ska känna dig trygg med att behandlingen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och övrig tillämplig personuppgiftslagstiftning. Policyn beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

2 DEFINITIONER

I denna Policy används följande definitioner.

  • Kandidater som har registrerat sig i vår bemanningsdatabas kallas i denna Policy för ”Kandidater”.
  • Personal som är anställda genom ramavtal kallas i denna Policy för ”Anställda”.
  • Personal som är kontrakterade som konsulter genom ramavtal, antingen genom enskild firma eller annat bolag, kallas i denna Policy för ”Konsulter”.
  • De företag som hyr in personal från Bolaget kallas i denna Policy för ”Kunder”.

3 PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Bolaget är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som utförs av Bolaget eller för Bolagets räkning. Nedan finner du Bolagets kontaktuppgifter.

Octapod AB, orgnr 556616-9230
Holländargatan 13, 111 36 Stockholm
08-54 55 12 80

Vid frågor om Bolagets behandling av dina personuppgifter, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@ngsgroup.se.

Vänligen notera att respektive Kund är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som Kunden utför i samband med att Kunden anlitar dig genom oss.

4 VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OCH VAD ANVÄNDER I DEM TILL?

4.1 Inledning

Vi är enligt lag skyldiga att informera om vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål vi behandlar personuppgifterna, och vilken rättslig grund vi har för behandlingen. Vi har i denna punkt 4 sammanfattat detta.

Det kan noteras att behandlingen av uppgifterna nedan är en förutsättning för att vi ska kunna genomföra rekryteringsprocessen och för att vi ska kunna erbjuda dig uppdrag inom ramen för vår bemanningsverksamhet i enlighet med våra ramavtal. Om vi inte kan behandla uppgifterna kan vi inte heller erbjuda dig uppdrag hos Kund. Vissa uppgifter är vi enligt lag skyldiga att samla in.

I det enskilda fallet kan det hända att vi kommer att behandla andra uppgifter för andra ändamål än de som anges nedan. Vi kommer då att informera dig om det separat.

4.2 Anställda och Konsulter

4.2.1 Kontaktuppgifter m.m. för administration

Följande uppgifter behandlas för att utföra sedvanlig administration av anställningsförhållandet (Anställda) alternativt avtalsförhållandet (Konsulter). Uppgifterna är bl.a. nödvändiga för att vi ska kunna betala ut lön/ersättning till dig och att kommunicera med dig om relevanta uppdrag. Uppgifterna under a) – e) nedan behandlas även för att administrera vårt avtalsförhållande med Kunden (i samband med bemanning av uppdrag).

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • Mejladress
  • Telefonnummer
  • Kontouppgifter
  • Uppgift om lön eller ersättning
  • Uppgift om pension (endast Anställda)

Om du är Anställd är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra anställningsavtalet, och för att Bolaget ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser som arbetsgivare.

Om du är Konsult genom enskild firma, är den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att Bolaget ska kunna fullgöra avtalet med dig. Om du är Konsult genom annat bolag (än enskild firma) utförs behandlingen med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets intresse är att kunna fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras samt med vår Kund.

Personnummer är nödvändigt att behandla för att vi på ett säkert sätt ska kunna identifiera våra Anställda och Konsulter, betala ut lön och göra pensionsavsättningar (Anställda). Vidare måste vi lämna ut uppgift om personnummer till den Kund som anlitar dig för ett uppdrag genom oss, för att Kunden på ett säkert sätt ska kunna identifiera sin personal.

4.2.2 Uppgifter avseende erfarenhet, utbildning och meriter

Vi behandlar följande uppgifter för ändamålen att bedöma din lämplighet för olika uppdrag, att verifiera vilken kompetens och behörighet du har för arbetet ifråga och för att i övrigt administrera bemanningen av uppdrag gentemot våra Kunder.

  • CV
  • Uppgift om genomförd HLR-utbildning
  • Kopior på utbildningsbevis
  • Arbetsgivarintyg
  • Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från intervju
  • Anteckningar avseende erfarenhet, utbildningar och meriter från referenstagning
  • Språkkunskaper
  • Eventuella uppgifter om tidigare anställningar inom Bolaget

Om du är Anställd eller Konsult genom enskild firma är den rättsliga grunden för att samla in och dokumentera uppgifterna ovan att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig. Om uppgifterna inte behandlas kan Bolaget inte hyra ut dig till Kunden, och därmed inte heller fullgöra avtalet med dig.

Om du är Konsult genom annat bolag (än enskild firma) utförs behandlingen med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets intresse är att kunna bedöma din lämplighet för olika uppdrag och att hyra ut lämplig personal med rätt kompetens och behörighet till vår Kund och att i övrigt administrera avtalet med vår Kund, samt att fullgöra avtalet med det bolag genom vilket du kontrakteras.

4.2.3 Uppgift om anhörig

Namn och telefonnummer till Anställdas och Konsulters anhöriga behandlas för ändamålet att Bolaget ska kunna komma i kontakt med den anhörige för det fall att den Anställda/Konsulten råkar ut för en olycka, akut sjukdomsfall eller dylikt. Behandlingen av personuppgifter avseende Anställdas/Konsulters anhöriga, vilka endast omfattar namn och kontaktuppgifter, utförs med en intresseavvägning som rättslig grund, varvid Bolagets intresse är att vid behov kontakta en anhörig om den Anställda/Konsulten drabbas av akut olycksfall eller sjukdom.

4.2.4 Uppgift om frånvaro p.g.a. sjukdom eller graviditet

Bolaget behandlar uppgifter om Anställdas sjukdom, graviditet eller vård av barn i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera eventuell frånvaro, t.ex. att beräkna sjuklön och utreda frånvarorätt. Den rättsliga grunden för behandlingen är att Bolaget ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser och/eller att fullgöra anställningsavtalet med den Anställda. Behandlingen av dessa uppgifter är vidare tillåten eftersom den är nödvändigt för att Bolaget och/eller den Anställda ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten.

Om du är Konsult registrerar vi endast uppgift om att du har varit frånvarande för att reglera vårt avtal med dig och/eller vår Kund. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig och vår Kund. Vi registrerar inte uppgift om din sjukdom/hälsa/graviditet.

4.2.5 Utvärdering av prestation och reklamationer
Bolaget samlar in utvärderingar av Anställda och Konsulter genom enkäter som till största delen består av ja/nej-frågor samt genom telefonintervjuer. Uppgifterna samlas in och behandlas i personalutvecklingssyfte och för att bedöma den Anställdas/Konsultens lämplighet för kommande uppdrag. Vissa uppgifter kan vid behov användas för att ge referenser till andra Kunder.

Vidare kan en reklamation från Kund innehålla uppgifter om en Anställd/Konsult om reklamationen avser den Anställdas/Konsultens prestation/agerande. Bolaget behandlar sådan information i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera reklamationen och för att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten.

De uppgifter som anges ovan samlas in och behandlas av Bolaget med stöd av en intresseavvägning, där Bolagets intresse är att kunna bedöma de Anställdas/Konsulternas lämplighet för olika uppdrag och att ha en väl fungerande arbetsplats och bemanningsverksamhet. Vad gäller information som samlas in i samband med reklamationer är Bolagets berättigade intresse även att kunna administrera reklamationen i förhållande till Kunden och att följa upp eventuella synpunkter med den Anställda/Konsulten.

4.2.6 Upplysningsvis – personuppgifter som vi INTE samlar in

Vi kan komma att begära att du uppvisar utdrag ur belastningsregistret. Vi kommer dock inte att registrera några uppgifter om brott/misstanke om brott.

4.3 Kandidater

Om du registrerar dig i vår bemanningsdatabas och deltar i vår rekryteringsprocess kan vi komma att behandla följande personuppgifter om dig.

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • CV
  • HLR-utbildning
  • Kopior på utbildningsbevis
  • Arbetsgivarintyg
  • Intervjuanteckningar
  • Resultat referenstagning
  • Språkkunskaper
  • Eventuella uppgifter om tidigare anställningar/konsultuppdrag inom Bolaget

Uppgifterna som anges ovan behandlas för att bedöma Kandidatens behörighet, kompetens och lämplighet för relevanta uppdrag och för att i övrigt genomföra rekryteringsprocessen.

Den rättsliga grunden för behandlingen är att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla det avtal som vi ingår med dig i samband med att du registrerar dig i vår bemanningsdatabas.

Personnummer är nödvändigt att behandla för att vi på ett säkert sätt ska kunna identifiera våra Kandidater och göra erforderliga kontroller (om tillämpligt).

Vi kan komma att begära uppvisande av utdrag från belastningsregistret, men utdraget kommer inte att sparas och eventuell information ur utdraget kommer inte att registreras.

5 HUR SAMLAS PERSONUPPGIFTERNA IN?

Bolaget samlar in personuppgifter direkt från dig i samband med att du registrerar dig i vår bemanningsdatabas och i samband med administration av anställningen/konsultavtalet. Bolaget samlar även in personuppgifter om dig från andra källor; i förekommande fall genom referenser, utvärderingar och annan information från Kunder.

6 VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA UPPGIFTER MED?

Om du blir aktuell för ett uppdrag hos Kund kommer vi att dela relevanta uppgifter om dig med Kunden ifråga för att Kunden ska kunna säkerställa att den personal som arbetar under dess ledning är behörig och lämplig i övrigt, och i övrigt i den utsträckning som det är nödvändigt för att administrera bemanningsuppdragen gentemot Kund och att i övrigt uppfylla avtalen med dig och våra Kunder.

Vi kan även komma att överföra/tillgängliggöra Kandidaters, Anställdas och Konsulters personuppgifter till våra leverantörer i samband med att de utför en tjänst för Bolaget. Dessa leverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för Bolagets räkning, och Bolaget vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med dessa leverantörer. De leverantörer som omfattas är Intelliplan AB, Dicom Data AB och Hogia Lön AB.

Bolaget kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till vissa myndigheter om Bolaget är skyldigt att göra det enligt lag, t.ex. till Skatteverket och Försäkringskassan.

För det fall att hela eller delar av Bolagets verksamhet avyttras kan Bolaget komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

7 VAR BEHANDLAR VI DINA UPPGIFTER?

Dina personuppgifter kommer endast att behandlas inom EU/EES.

8 HUR LÄNGE SPARAR VI DINA UPPGIFTER?

8.1 Kandidater

Vi sparar dina uppgifter under den tid det är nödvändigt för att genomföra rekryteringsprocessen. För det fall att ramavtal inte ingås efter att rekryteringsprocessen kan du ändå välja att vara registrerad i vår bemanningsdatabas i enlighet med det avtal som ingås mellan oss i samband med att du registrerar dig i databasen. Om du inte vill vara registrerad när rekryteringsprocessen är avslutad har du rätt att när som helst säga upp avtalet med oss och vi kommer då att radera dina personuppgifter.

8.2 Anställda och Konsulter

Bolaget sparar dina personuppgifter under den tid som det är nödvändigt för att administrera anställningsavtalet eller konsultavtalet med dig och avtalen med de Kunder som har anlitat dig genom oss, eller så länge som uppgifterna i övrigt är nödvändiga för det specifika ändamål för vilka de samlades in.

Om ditt ramavtal upphör kommer vi att spara kontaktuppgifter, tjänstgöringsintyg och liknande uppgifter för att kunna lämna referenser till dina framtida arbetsgivare/uppdragsgivare och liknande administrativa ändamål. Vi kommer dock inte att spara dina personuppgifter för framtida rekryteringsbehov om du inte har lämnat ditt samtycke till det.

Vidare kommer vi att spara den dokumentation som vi har haft som underlag för att bedöma din kompetens och lämplighet för olika uppdrag som Kunden har kravställt under den tid som Kunden har rätt att reklamera Bolagets bemanningstjänst avseende de uppdrag för vilka du har anlitats. Uppgifterna sparas enbart för att vi och Kunden ska kunna verifiera att rätt kontroller har gjorts för det fall att en incident skulle uppstå i samband med utförande av uppdrag hos Kund.

Oaktat vad som anges ovan kan Bolaget även komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag inom arbetsrätten eller annan lag, eller för att Bolaget ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

9 DINA RÄTTIGHETER

Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot Bolaget. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen, Avsnitt 3–5.

  • Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida Bolaget behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bl.a. vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter.
  • Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit Bolaget, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att begära att Bolaget överför dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som behandlas på automatiserad väg, och som grundas på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part.
  • Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv.
  • Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för.
  • Rätt att göra invändningar mot Bolagets behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot Bolagets behandling av dina personuppgifter.
  • Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av Bolagets behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger Bolaget möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
  • Klagomål. Om du har klagomål avseende Bolagets behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (f.d. Datainspektionen).

Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta Bolaget på dpo@ngsgroup.se.

10 ÄNDRINGAR I INTEGRITETSPOLICYN

Bolaget förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Om sådana ändringar sker kommer detta att aviseras på intranätet och via mejl.